Organizacijska komunikacija. Što je ? I zašto je to važno

Organizacijska komunikacija sastavni je dio svake organizacije i igra važnu ulogu u izgradnji uspješnog poslovanja. Komunikacija u organizaciji utječe na ponašanje ljudi u organizaciji. Komunikacija u organizaciji vitalna je komponenta menadžmenta jer je uloga menadžmenta da pravi planove i daje upute.

Ljudi koji rade u organizaciji, bilo da se radi o menadžerima ili zaposlenicima na prvoj liniji, trebaju znati kako se ponašati kako bi stvorili najbolje radno okruženje u organizaciji.

Komunikacija u organizaciji također utječe na ponašanje ljudi u organizaciji. Ponašanje ljudi u organizaciji utječe na to kako ljudi motiviraju jedni druge za postizanje ciljeva organizacije. Organizacijska komunikacija igra važnu ulogu u tome kako ljudi međusobno komuniciraju na sastancima.

Što je prodajna marža? i kako to izračunati

S druge strane, neučinkovita organizacijska komunikacija dovodi do nerazumijevanja, nedostatka koordinacije i nekompetentnosti u organizaciji. Stoga je važno imati učinkovitu komunikaciju u organizaciji kako bi se učinkovito izvršili planovi i doprinijelo uspjehu organizacije.

Učinkovita komunikacija je toliko važan u organizaciji da danas čak i regruti komunikacijske vještine smatraju jednom od ključnih vještina ljudi koje žele zaposliti. Oglasi za posao često uključuju izraze kao što su poslovna komunikacija, korporativna komunikacija ili organizacijske komunikacijske vještine.

Povjerljivi ugovor. Što je ?

Vrste. Organizacijska komunikacija.

Komunikacija je sastavni dio svake organizacije. Niti jedna organizacija ne može preživjeti bez odgovarajuće komunikacije između ljudi koji rade u organizaciji.

Postoje četiri različite vrste organizacijskih komunikacija. Neke organizacije striktno slijede jednu vrstu komunikacije, dok neke organizacije koriste kombinaciju ovih vrsta komunikacije.

Naučimo prvo o različitim vrstama komunikacija koje se događaju u organizaciji kako bismo znali njihov utjecaj na organizaciju.

9 vrsta organizacijske strukture koje bi svaka tvrtka trebala razmotriti

1. Formalna komunikacija. Organizacijska komunikacija.

Formalna komunikacija jedna je od najčešćih vrsta komunikacije koja se odvija u većini organizacija. Formalna komunikacija odvija se putem unaprijed određenih komunikacijskih kanala.

Ovi komunikacijski kanali se koriste menadžment i zaposleniciljudi koji rade u organizaciji kako bi međusobno komunicirali. Formalna komunikacija uglavnom se odvija u organizacijama s hijerarhijskom organizacijskom strukturom.

U takvim organizacijama obični zaposlenik ne može izravno komunicirati s višim menadžmentom. Komunikacija između njih odvija se preko srednjeg menadžmenta.

2. Neformalna komunikacija

Ova vrsta komunikacije je suprotna formalnoj komunikaciji. Neformalna komunikacija ne odvija se formalnim kanalima. Organizacije koje koriste neformalnu komunikaciju za međusobnu komunikaciju ne slijede unaprijed određene komunikacijske kanale.

To znači da se komunikacija između uprave i zaposlenika organizacije može odvijati kroz više komunikacijskih kanala.

Za razliku od formalne komunikacije, gdje se komunikacija odvija putem odgovarajućih kanala i posrednika između najvišeg menadžmenta i izravnih zaposlenika, neformalna komunikacija može se dogoditi izravno između najvišeg menadžmenta i izravnih zaposlenika.

Štoviše, organizacije koje koriste neformalnu komunikaciju nemaju pravilno definiranu hijerarhijsku strukturu. Svi zaposlenici koji rade u takvim organizacijama smatraju se na istoj razini.

Povjerenje u veze i psihologija iza kojih ljudi klikaju na veze

3. Vertikalna komunikacija. Organizacijska komunikacija.

Formalna komunikacija može se podijeliti u dvije kategorije kao što su vertikalna komunikacija i horizontalna komunikacija. Vertikalna komunikacija je vrsta komunikacije između menadžera i njihovih podređenih.
Vertikalna komunikacija može se dalje fragmentirati na vertikalnu komunikaciju prema gore i vertikalnu komunikaciju prema dolje. U uzlaznoj vertikalnoj komunikaciji, komunikacija se odvija od menadžera do njihovih podređenih.
U međuvremenu se odvija vertikalna komunikacija od podređenih prema njihovim nadređenima.

4. Horizontalna komunikacija

Druga vrsta komunikacije u organizaciji je horizontalna komunikacija. Ovo je vrsta komunikacije između ljudi koji rade na istoj razini.

Horizontalna komunikacija smatra se formalnom komunikacijom između ljudi koji rade na istoj razini radi razmjene informacija.

Važnost. Organizacijska komunikacija.

1. Primarna važnost organizacijske komunikacije je informiranje zaposlenika koji rade u organizaciji. Zaposlenici su priopćili ciljeve od kojih se očekuju da postignu i metode korištene za postizanje tih ciljeva. Ne samo da im se govori o metodama, već im se daju i povratne informacije tako da poboljšati ih raditi. Organizacijska komunikacija pomaže razjasniti nedoumice ili nesporazume među zaposlenicima.
2. Komunikacija u organizaciji ima ulogu izvora informacija. Informacije se prenose zaposlenici putem komunikacije. Ove informacije pomažu zaposlenicima u donošenju važnih odluka jer im posjedovanje tih informacija pruža alternativni tijek djelovanja za dovršenje određenog zadatka.
3. Komunikacija je neophodna za komunikaciju. Putem komunikacije zaposlenici koji rade u organizaciji komuniciraju jedni s drugima. Socijalizacija je također neophodna za stvaranje jakih veza među zaposlenicima, što je bitno za rast organizacije. Organizacijska komunikacija.
4. Zdrava komunikacija u organizaciji pomaže u oblikovanju stava ljudi koji rade u organizaciji. Dobro informirani zaposlenik ima pozitivan stav u usporedbi s manje informiranim zaposlenikom.
5. Pisana i formalna komunikacija u organizaciji je učinkovitija u usporedbi s drugim vrstama organizacijske komunikacije. Stoga mnoge organizacije troše novac na izdavanje časopisa tvrtke i časopisa za dijeljenje važnih godišnjih informacija sa zaposlenicima organizacije.
6. Organizacijska komunikacija igra vitalnu ulogu u procesu kontrole jer je uloga menadžera davati smjernice svojim podređenima i primati povratne informacije od njih. Učinkovita organizacijska komunikacija čini ove zadatke boljim. Podređeni mogu učinkovito obavljati svoje zadatke ako se s njima dobro komunicira, a također mogu razriješiti sumnje svojih rukovoditelja kada se suoče s bilo kakvim problemom u svom radu.

Problemi organizacijske komunikacije

Iako je organizacijska komunikacija sastavni dio svake organizacije, još uvijek postoje brojni izazovi s kojima se organizacija suočava kada je u pitanju priprema učinkovitog komunikacijskog plana.

Organizacijska komunikacija nikada ne može biti učinkovita ako se problemi povezani s organizacijskom komunikacijom ne riješe. Dolje su navedena pitanja organizacijske komunikacije kojih morate biti svjesni prije nego što pripremite plan organizacijske komunikacije za organizaciju.

1. Relevantnost plana. Organizacijska komunikacija.

Prvi i najvažniji izazov s kojim se možete suočiti pri izradi komunikacijskog plana je njegova relevantnost. Stvaranje komunikacijskog plana koji je relevantan za sve u organizaciji je izazovno. Različiti odjeli i različite funkcije unutar tih odjela zahtijevaju različita rješenja komunikacijskih problema koji se mogu pojaviti.

Na primjer, u odjelu prodaje većina prodavača radi virtualno i rijetko posjećuju ured. Sastanci s voditeljem prodaje odvijaju se i putem video poziva ili telefonskih poziva.

Timovi u organizaciji koji vole raditi samostalno i ne žele se redovito sastajati. Stoga je priprema organizacijskog komunikacijskog plana koji je relevantan za sve zaposlene u organizaciji izazovan zadatak.

2. Veličina organizacije

Sljedeći izazov s kojim se možete suočiti pri pripremi organizacijskog komunikacijskog plana je njegova veličina. Osobito u velikim organizacijama teško je stvoriti učinkovit komunikacijski plan. Budući da u velikim organizacijama postoji nekoliko odjela i pododjela.

Ovi odjeli zapošljavaju stotine zaposlenika. Neki zaposlenici rade u uredskim prostorijama, a neki praktički izvan uredskih prostorija.
U takvim slučajevima postaje prilično teško pripremiti komunikacijski plan kako bi se mogla uspostaviti učinkovita komunikacija među svim zaposlenicima koji rade u organizaciji.

3. Odgovornost. Organizacijska komunikacija.

Odgovornost je jedno od najvažnijih pitanja koje treba uzeti u obzir pri izradi komunikacijskog plana. Kako osigurati odgovornost? Kako možete osigurati da poruka ili informacija ne budu iskrivljene tijekom prijenosa?

Koje radnje trebate poduzeti ako se vaši podaci promijene? I kako ući u trag izvoru greške? Sva ova pitanja moraju imati odgovore. Teško je održati odgovornost bez učinkovitog organizacijskog komunikacijskog plana.

4. Iskrenost. Organizacijska komunikacija.

Posljednje, ali ne manje važno, pitanje organizacijske komunikacije je integritet informacija. S ovim se problemom suočavaju organizacije koje biraju neformalne metode organizacijske komunikacije. U neformalnom okruženju šanse za povredu podataka postaju velike.

Stoga je veliki izazov osigurati cjelovitost informacija dok se prenose kroz organizaciju.

Utjecaj učinkovite organizacijske komunikacije

Učinkovita komunikacija pozitivno utječe na organizaciju i ljude koji u njoj rade. Saznajmo o ovim štrajkovima jedan po jedan.

1. Učinkovita komunikacija pomaže smanjiti nesporazume između zaposlenika, kupaca i poslovnih partnera. Posljedično, broj tužbi i žalbi također je sveden na minimum.
2. Učinkovita komunikacija u organizaciji povećava samopouzdanje i moral zaposlenika koji rade u organizaciji. Zaposlenici se osjećaju zadovoljnije u organizaciji u kojoj su dobro informirani. Organizacijska komunikacija.
3. Učinkovita komunikacija poboljšava procedure i procese koji se odvijaju u organizaciji, što rezultira povećanom organizacijskom učinkovitosti kao i smanjenjem troškova proizvodnje.
4. Izvrsna i jasna komunikacija u organizaciji pomaže zaposlenicima da razumiju politike, pravila i propise organizacije. To im pomaže da postanu lojalni tvrtki.
5. Ispravna komunikacija u organizaciji pomaže u uspostavljanju zdravih veza između zaposlenika i uprave. Zaposlenici vjeruju svojoj upravi i odlukama koje donose umjesto njih. Glavna prednost Ovaj scenarij je da organizacija ostane bez sindikata i da ljudi komuniciraju svoje probleme i zahtjeve i traže obostrano korisno rješenje umjesto štrajkova.
6. Zaposlenici se ne srame izraziti svoje mišljenje i ideje. To je korisno za organizaciju jer joj pomaže u rastu.
7. Planirana organizacijska komunikacija korisna je u izvršavanju proizvodnih planova.

Posljedice neučinkovite organizacijske komunikacije

1. Neučinkovita komunikacija uzrokuje svađe između zaposlenika i menadžmenta zbog nesporazuma uzrokovanih neučinkovitom komunikacijom.
2. Neučinkovita komunikacija u organizaciji uzrokuje nedosljednost unutar odjela. Nedosljednost uzrokuje žestoke svađe među zaposlenicima, rasipanje resursa i visoke troškove proizvodnje.
3. Kada u organizaciji postoji neučinkovita komunikacija, teško je zadovoljiti potrebe i očekivanja kupaca. Odjel prodaje to ne bi znao Odjel marketinga obećao je klijentima.
4. Neučinkovita komunikacija također može uzrokovati visoko fluktuacija osoblja. Zaposlenici se osjećaju nezadovoljno i frustrirano kada se s njima ne komunicira na pravi način.

Kako pripremiti učinkovitu komunikacijsku strategiju?

Učinkovita komunikacijska strategija može se izgraditi samo uzimajući u obzir tako važne čimbenike kao što su organizacijska struktura, ciljevi i ciljevi te vrijednosti organizacije. U nastavku su navedeni koraci koje možete slijediti kako biste pripremili učinkovitu komunikacijsku strategiju.

Korak 1: Analizirajte veličinu organizacije. Organizacijska komunikacija.

Prilikom izrade organizacijskog komunikacijskog plana važno je uzeti u obzir veličinu organizacije. U velikoj organizaciji s više odjela neophodan je formalan i dobro planiran komunikacijski plan kako bi se osiguralo da svi zaposlenici rade u svim odjelima.

Neformalna komunikacija u takvim organizacijama može se pokazati neučinkovitim i izazvati razne nesporazume među zaposlenicima koji rade u organizaciji.

 Korak 3: Pitajte svoje zaposlenike za ideje

Ponekad vam razmatranje ideja i mišljenja zaposlenika može pomoći u stvaranju učinkovitog komunikacijskog plana. Oni bolje razumiju nedostatke postojećeg komunikacijskog plana i što se može učiniti da se ti nedostaci isprave.

Korak 4. Inspirirajte se iskustvom slične organizacije. Organizacijska komunikacija.

Možete pogledati komunikacijski plan organizacija slične veličine i razgovarati s njihovim voditeljima i zatražiti njihovu pomoć. Možete promijeniti komunikacijski plan koji koriste druge organizacije kako bi odgovarao zahtjevima vaše organizacije.

Korak 5: Dobijte povratne informacije od zaposlenika i menadžera

Konačno, menadžeri i zaposlenici bit će ti koji se svakodnevno služe komunikacijskim metodama. Tako mogu prepoznati nedostatke komunikacijskog plana i dati prijedloge za njegovo poboljšanje.

Kako riješiti probleme organizacijske komunikacije uz pripremu učinkovitog plana organizacijske komunikacije?

Izazovi povezani s organizacijskom komunikacijom ne mogu se zanemariti pri razvoju učinkovitog komunikacijskog plana.

Međutim, ovi se problemi mogu riješiti razmatranjem sljedećih praksi pri izradi sveobuhvatnog komunikacijskog plana za organizaciju.

1. Često zakažite sastanke. Organizacijska komunikacija.

Nesporazum ili nedostatak komunikacije između zaposlenika dvaju ili više odjela jedan je od najčešćih problema s kojima se susreće većina organizacija.

Možda rade na istom projektu, ali nisu svjesni posla koji su međusobno obavili zbog nedostatka komunikacije. Kako bi uklonili ovaj problem, menadžment mora osigurati da zaposlenici dobiju dovoljno prilika da sjednu i razgovaraju jedni s drugima.

Na primjer, možete ugostiti sesije pitanja i odgovora, sastanke za ručak i učenje ili dodati značajku kanala među odjelima svom komunikacijskom planu.

2. Redovito procjenjujte trenutnu organizacijsku komunikaciju.

Procjena vašeg trenutnog organizacijskog komunikacijskog plana pomoći će vam da prepoznate njegove nedostatke. Da biste dobili detaljniju procjenu, možete pronaći odgovore na sljedeća pitanja:

Koliko često zaposlenici propuštaju rokove?

Koriste li zaposlenici modernu tehnologiju za učinkovitu komunikaciju?

Odgovaranje na ovakva pitanja pomoći će vam da postanete svjesni problema u vašem trenutnom komunikacijskom planu. Riješite ove probleme kako biste izradili učinkovit komunikacijski plan za svoju organizaciju.

3. Uključite digitalne alate. Organizacijska komunikacija.

Tehnologija ima rješenja za svaki problem. Stoga biste također trebali posvetiti veliku pozornost korištenju najnovijih tehnologija za stvaranje učinkovite komunikacije u organizaciji.

U današnje vrijeme većina mladih osobne sastanke smatra praznima gubitak vremena. Smatraju da posao koji se može obaviti uz pomoć tehnologije ne zahtijeva fizičku prisutnost osobe.

Stoga, korištenjem najnovije tehnologije, možete ostati povezani sa zaposlenicima koji rade virtualno, kao i s drugim odjelima.

4. Koristite različite stilove komunikacije. Organizacijska komunikacija.

Konačno, postojanje jedne standardne metode komunikacije neće odgovarati svim ljudima koji rade u organizaciji. Različiti ljudi različito konzumiraju informacije.

Neki ljudi mogu dobro raditi tijekom sastanaka licem u lice, dok neki ljudi žele primati ažuriranja na mreži. Da biste stvorili učinkovitu komunikaciju u organizaciji, morate koristiti različite komunikacijske pristupe. Ljudima treba dati što više opcija.

Izlaz

Učinkovita organizacijska komunikacija temelj je organizacije. Bez odgovarajuće komunikacije nijedna organizacija ne može preživjeti. Stvaranje učinkovitog komunikacijskog plana za organizaciju zahtijeva dublje razumijevanje strukture, veličine, ciljeva i vrijednosti organizacije.

Međutim, izrada plana organizacijske komunikacije nije lak zadatak. Dolazi s mnogim izazovima koje je potrebno razmotriti i riješiti pri izradi organizacijskog komunikacijskog plana.

Učinkovita komunikacija igra vitalnu ulogu u pomaganju organizaciji da poveća profit i smanji troškove proizvodnje, dok neučinkovita komunikacija može uzrokovati nesporazume među zaposlenicima.

 

АЗБУКА

 

Često postavljana pitanja (FAQ). Organizacijska komunikacija.

1. Što je organizacijska komunikacija?

   • Odgovor je. Organizacijska komunikacija je proces prijenosa informacija, ideja i mišljenja unutar organizacije između njezinih članova, kao i vanjska komunikacija s partnerima i klijentima.

2. Zašto je organizacijska komunikacija važna za poslovanje?

   • Odgovor je. Učinkovita organizacijska komunikacija potiče bolje razumijevanje zadataka i ciljeva, povećava radnu učinkovitost, jača timske odnose i pomaže u rješavanju problema.

3. Koji su glavni elementi uključeni u organizacijsku komunikaciju?

   • Odgovor je.  Elementi organizacijske komunikacije uključuju verbalnu i neverbalnu komunikaciju, korištenje tehnologije, formalne i neformalne komunikacijske kanale.

4. Što je verbalna i neverbalna komunikacija u kontekstu organizacijskog okruženja?

   • odgovor . Verbalna komunikacija je razmjena informacija pomoću riječi, dok neverbalna komunikacija uključuje geste, izraze lica, govor tijela i druge nelingvističke elemente.

5. Kako organizirati učinkovite sastanke i sastanke unutar organizacije?

   • odgovor .  Planirajte sastanke unaprijed, postavite jasne ciljeve, pozovite samo potrebne sudionike, osigurajte aktivno sudjelovanje, pratite vrijeme i dokumentirajte rezultate.

6. Kako osigurati transparentnost organizacijske komunikacije?

   • odgovor . Pravodobno širite informacije, otvoreno raspravljajte o promjenama i odlukama, stvorite dostupne povratne kanale i uspostavite jasne komunikacijske strukture.

7. Kako prevladati prepreke u organizacijskoj komunikaciji?

   • odgovor . Aktivno slušajte, koristite različite komunikacijske kanale, potaknite međusektorsku suradnju, rješavajte sukobe i obučavajte zaposlenike učinkovite vještine komunikacije.

8. Kako organizirati interne komunikacijske kampanje za zaposlenike?

   • odgovor .  Kreirajte zanimljive sadržaje, koristite interne komunikacijske alate (intranet, e-poruke), provoditi seminare i obuke, poticati povratne informacije.

9. Kako riješiti konflikte vezane uz organizacijsku komunikaciju?

   • odgovor . Identificirajte izvore sukoba, vodite otvorene rasprave, promovirajte međusobno razumijevanje, ponudite konstruktivna rješenja i potaknite povratne informacije.

10. Kako implementirati učinkovite komunikacijske strategije u organizacijama različitih veličina?

    • odgovor .  Provedite analizu potreba, definirajte ciljeve, implementirajte različite komunikacijske alate, obučite osoblje i procijenite učinkovitost strategija.